این مرحله ارسال مدارک است؛ دانشگاه قبل از اینکه شما را به عنوان دانشجو قبول کند باید مدارک شما را بررسی کند. مدارکی مورد نیاز در این مرحله شامل ریز نمرات، مدرک آخرین مقطع تحصیلی، توصیه نامه از اساتید معتبر دانشگاهی، رزومه تحصیلی، انگیزه نامه و … است.

در این مرحله باید به وبسایت دانشگاه بروید و فرم پذیرش تحصیلی را پر کنید. می توانید به همه ی دانشگاه هایی که مایل به ادامه ی تحصیل در آن ها هستید درخواست بفرستید. در این مرحله هزینه ای کمتر از ۱۰۰ دلار از شما گرفته و اطلاعات شما بررسی می شود.

حالا وقت ارسال مدارکی است که از قبل آماده کرده اید، همه ی این مدارک باید قبل از ارسال در دفاتر رسمی ترجمه شوند.

اگر مدارکی که به دانشگاه فرستادید مورد تایید قرار گرفت دانشگاه برایتاننامه پذیرش تحصیلی می فرستد حالا وقتش است که برای دریافت ویزای تحصیلی اقدام کنید. این مرحله فاز مهمترین قسمت های تحصیل در دانشگاه های خارجی ست.

البته لازم به ذکر است که مدارک با توجه به سفارت و کشور و دانشگاه و رشته تفاوت دارند. موارد زیر مدارک ثابتی است که برای هر رشته و هر دانشگاهی یکسان است :

1. مدرک بین المللی زبان انگلیسی

  1. ترجمه رسمی مدرک دیپلم (برای پذیرش در مقطع لیسانس(
  2. ترجمه رسمی مدرک لیسانس (برای پذیرش در مقاطع فوق لیسانس و دکترا(
  3. ترجمه رسمی مدرک فوق لیسانس (برای پذیرش در مقطع دکترا(
  4. مدارک تحصیلی (دانشنامه(
  5. رزومه
  6. مقالات علمی مانندISI و کتاب (برای داشتن امتیاز بیشتر(
  7. ترجمه رسمی ریزنمرات
  8. توصیه‌نامه از اساتید معتبر دانشگاهی
  9. انگیزه نامه

اکثر دانشگاه ها از شما می خواهند که علاوه بر آپلود فایل ها به صورت پی دی اف، پرینت آنها را نیز به آدرس ادمیشن دانشگاه ارسال کنید. بعضی از دانشگاه ها از متقاضیان می خواهند که قبل از ارسال مدارک، از طریق سفارت آن کشور در ایران صحت و درستی مدارک بررسی و تائید شوند. مدارک را به صورت کامل ارسال کنید از ارسال ناقص مدارک جدا خوداری کنید. اگر مدرکی را نمی توانید تا زمان تعیین شده به دانشگاه ارسال کنید به قسمت ادمیشن آن دانشگاه ایمیل بزنید و از آنها بخواهید تا زمان بیشتری به شما بدهند، هرچند که ممکن است با درخواست شما موافقت نشود. حتما از پست های مطمئن و با قابلیت رهگیری استفاده کنید. ارسال مدارک را به روز آخر موکول نکنید، مدت زمانی که ممکن است پروسه پست طول بکشد را هم در نظر بگیرید.

سعی کنید همیشه به تاریخ ها دقت زیادی داشته باشید زیرا معمولاً وقتی که یک پوزیشنی برای یک مقطع تحصیلی در دانشگاهی تعریف می‌شود مهلت مشخصی برای پایان زمان ثبت نام و ارائه مدارک مشخص می شود که در صورتی که شما مدارک را هرچند کامل اما دیر به دست دانشگاه برسانید تمام زحمت های شما به هدر رفته است. توجه داشته باشید که فرآیند پیگیری موارد مختلف برای شما بین 1 تا 3 هفته طول می کشد و باید تاریخ ددلاین یا بازه زمانی دانشگاه را در نظر بگیرید که انتهای 3 هفته قبل از تاریخ اتمام مهلت شما باشد تا شانس شما برای بررسی و پذیرش بالا باشد.

دانشگاه ها و اساتید در کشورهای مختلف حتی وقتی که شما مدرک زبان با نمره خوب هم ارائه دهید ترجیح می دهند که به صورت آنلاین با شما مکالمه داشته باشند تا سطح زبان شما و علم شما را به صورت شخصی بسنجند و سعی کنید حتماً در کنار مدرک زبان، کلاس های مکالمه آزاد را هم شرکت کنید تا سطح مکالمه شما بالا باقی بماند که اگر بعد از مراحل پذیرش اساتید تمایل به صحبت آنلاین با شما داشتند نگرانی از جانب شما وجود نداشته باشد. در صورتیکه پذیرش تحصیلی شما با موفقیت صورت گیرد شما باید از این به بعد مقاله های زیادی را بنویسید پس سعی کنید حتما در کنار تمام فعالیت هایی که انجام می دهید یک مقاله نویس حرفه ای شوید. یکی از مراحل مهمی که در جمع آوری مدارک برای فرایند اپلای کردن نیاز دارید این است که همه مدارک تحصیلی مورد نیاز خود را ترجمه رسمی کنید. معمولا دانشجوها تمایل دارند که مدارک خود را برای چند دانشگاه به صورت همزمان ارسال کنند و چون هزینه‌های ترجمه رسمی و حق التمبر و مهر وزارت امور خارجه و وزارت دادگستری بالا است این فرآیند مقداری برای دانشجویان هزینه ‌بر خواهد بود.